Come CFO e CIO possono ottimizzare insieme la spesa IT

La nuova spesa IT

A cura di Arcangelo Adriani, Director e focal point per l'area Digital Finance in NTT DATA

Negli ultimi anni si sta assistendo ad una importante trasformazione nel panorama dell'Information Technology dove la rapida evoluzione delle tecnologie a supporto delle aziende ha ridefinito il modo in cui affrontare le sfide digitali e ha aperto nuove opportunità senza precedenti.
La spesa IT ha subito una progressiva metamorfosi passando da un contesto tradizionale, caratterizzato da infrastrutture on-premise, spesa capex-driven ed alta previdibilità ad un nuovo contesto con ingenti investimenti in cloud ed una spesa opex-driven ad alta variabilità.

Se il nuovo contesto da una parte garantisce alle aziende agilità e resilienza rispetto alle esigenze di business, dall’altra complica notevolmente la governance finanziaria dei costi IT che spesso vengono percepiti come una black box difficile da gestire.
Questo scenario sta ridefinendo gli ambiti di pertinenza e creando nuove sfide per il CIO, che diventa una figura chiave per l’allinemento tra degli obiettivi strategici del CEO e gli interventi di Cost Management Reduction e Cash-Flow preservation richiesti dal CFO.

La risposta alle suddette sfide non può essere trovata in iniziative di cost cutting trasversali, sopratutto nelle aziende che vedono nell’IT un abilitatore di valore per il business e non solo un centro di costo. La soluzione invece va ricercata nell’esplicitare il valore che l’IT porta alle funzioni di business, collegando quindi le iniziative digitali a specifici risultati aziendali.
Ad oggi, secondo un recente studio di Gartner, la connessione tra investimenti digitali e valore d’impresa è spesso difficile da valutare e solo il 35% dei CFO ritiene che i propri team siano in grado di valutare con precisione la creazione di valore degli investimenti digitali (2022 Gartner Finance Keynote Survey).
CIO e CFO devono perciò allinearsi su una visione comune e definire un processo strutturato di performance management che supporti le decisioni strategiche e consenta di massimizzare il ROI degli investimenti IT.

Come l'ITFM può aiutare

L’IT Financial Management (ITFM) gioca un ruolo cruciale in questo, mettendo a disposizione framework, modelli operativi e strumenti tecnologici per la pianificazione ed il controllo economico-finanziario della spesa digitale. Con l’ITFM non solo si potrà attualizzare il valore dei costi IT, ma sarà più facile sfruttare la potenza della tecnologia per ottimizzare i processi aziendali e aiutare l’organizzazione a rimanere competitiva e fornire una migliore esperienza a clienti e dipendenti.

In termini di framework occorre ricondursi ai pilastri fondamentali della gestione dei costi, ovvero pianificazione, rilevazione e allocazione:

• Pianificazione della spesa IT per natura e destinazione di costo, su diversi orizzonti temporali e in linea con gli obiettivi di business;
• Rilevazione contabile puntuale delle transazioni economico-finanziarie relative alle spese sostenute, che garantisce trasparenza per l'analisi e la valutazione delle performance dalla spesa;
• Allocazione basata su driver condivisi ed in continuo affinamento per la ripartizione dei costi e la definizione delle tariffe per i servizi IT erogati alle diverse funzioni aziendali.

In termini di modello operativo è necessario definire gli oggetti di controllo e le modalità di misurazione delle grandezze di riferimento. Per questo ambito si può fare riferimento a degli standard di settore come il Technology Business Management (TBM) che propone regole di classificazione e allocazione dei costi IT secondo le diverse tassonomie di industry. Grazie a questi modelli infatti, una volta ricercati e censiti i dati di costo ed operativi, si procede alla loro standardizzazione e classificazione per poter alimentare le regole di allocazione definite.

Una volta impostato il modello operativo, è altresì necessario dotarsi di strumenti per la misurazione e l’analisi dei dati, tipici dei processi di controllo di gestione. Le soluzioni che si possono adottare sono diverse, dagli strumenti di perfomance management, a software c.d. “a scaffale” che nascono rispondere alle specifiche esigenze di gestione della spesa IT.
In particolare, i principali software di mercato offrono una serie di funzionalità standard quali:

• L'automazione dell'acquisizione dei dati finanziari e operativi (ad esempio relativi a soluzioni in cloud ibrido e multicloud, ecc.) e la loro strutturazione in un modello di costo standard
• La gestione dei costi tramite previsione e monitoraggio della spesa (ad esempio tramite showback, chargeback, ecc.)
• Consolidamento delle spese su dashboard che possono fornire un quadro completo del Total Cost of Ownership 
• Gestione del portafoglio iniziative digitali con visibilità end-to-end su risorse interne, esterne e sul budget complessivo

L’approccio di NTT DATA ai progetti di ITFM

Infine, per comprendere come poter evolvere nella gestione della spesa IT, risulta cruciale valutare la maturità aziendale rispetto ai temi elencati. Un'analisi approfondita di questi elementi potrà fornire una panoramica della capacità attuali dell’azienda e identificare le aree di miglioramento prioritarie su cui investire. 

Una volta completato l’assessment sulla situazione potrà essere impostata una roadmap progettuale sulla base delle seguenti fasi:

1. Setup
   - Definizione degli obiettivi e coinvolgimento degli stakeholder
   - Definizione del piano attività
   
   
2. Discovery
   - Mappatura del Modello di Servizio e Operativo in termini di catalogo dei servizi e prezzi, governance, accordo quadro, quadro applicativo, есс.
   
   
3. Analisi
   - Analisi e monitoraggio della spesa IT corrente e analisi dello storico
   - Revisione del modello guidata dalle best practice
   
   
4. Disegno
   - Disegno del modello Implementazione di costo IT
   - Dati: quali dati raccogliere, ad esempio progetti, cloud, dati finanziari
   - Tassonomia: categorie standard per le funzioni IT comuni
   - Modello: regole di determinazione dei costi standard per l'allocazione dei costi IT
   - Strumenti: selezione degli strumenti a supporto del modello
   
   
5. Implementazione
   - Implementazione del modello target (es. modello di costo, sistema di gestione dei costi, processi e strumenti)
   
   
6. Ottimizzazione
   - Miglioramento continuo, evoluzione della trasparenza e ottimizzazione dei costi