A cura di Caterina Limido, Responsabile Operations & Employee transformation
Le aziende che vogliono rimanere performanti e sopravvivere in un contesto in costante evoluzione, devono continuamente adattarsi, cambiare. Il cambiamento può avvenire stimolato da molteplici fattori: tecnologici (introduzione di nuovi strumenti), organizzativi (evoluzione dei modelli organizzativi e ottimizzazione dei processi) o strategici (evoluzione dei modelli di business). Oggi, inoltre, il già continuo cambiamento aziendale ha subito importanti accelerazioni, indotte dai progetti di trasformazione digitale, necessari per adeguarsi ai fattori introdotti dall’emergenza Covid19, quali, ad esempio, il ricorso massivo allo smartworking.
In questo contesto di trasformazione, più che mai, il Change Management è uno strumento importante per le aziende che vogliono rimanere performanti e sopravvivere in un ambiente in costante evoluzione. Il successo dei progetti di trasformazione è sempre più influenzato dalla capacità di coinvolgere e motivare i dipendenti interessati dal cambiamento. Ciò può avvenire grazie ad un approccio metodologico e strutturato basato su cinque elementi chiave: strategia, governance, comunicazione, adoption e misurazione; supportati da una chiara sponsorship da parte del Management, che favorisca la presenza di una cultura inclusiva e aperta al cambiamento.
Il Change Management, infatti, ha l’obiettivo di garantire che il cambiamento sia compreso, accettato e adottato, operando con strumenti e tecniche focalizzate verso i destinatari del cambiamento: persone e organizzazioni.
Le fondamenta alla base della gestione del cambiamento
La gestione del cambiamento si fonda su due pilastri: la definizione di una strategia di Change Management ed il governo della sua attuazione.
La definizione della strategia è basata, tra l’altro, sull’analisi delle motivazioni, degli impatti e dei benefici, dei soggetti coinvolti e delle barriere che questi possono avere nei confronti del cambiamento. Per costruire la strategia più efficace, infine, occorre effettuare un’analisi supportata da una conoscenza del livello di attitudine digitale del personale, per meglio identificare gli strumenti a supporto della cultura e delle caratteristiche aziendali e dell’evoluzione che l’azienda si prefigge di attuare. Nella strategia sono definiti lo stile, le modalità, le tempistiche, le azioni e gli strumenti più opportuni per far comprendere, accettare e adottare il cambiamento.
Il governo presidia l’attuazione della strategia, orchestrando le azioni identificate con l’evoluzione della trasformazione e monitorando il cambiamento in corso, sia per quanto concerne l’efficacia delle azioni di Change Management, sia per quanto concerne la reale adozione del cambiamento e, di conseguenza, il raggiungimento dei risultati attesi dall’introduzione del cambiamento.
Comunicazione e adoption: gli strumenti della gestione del cambiamento
Una comunicazione chiara che condivida le motivazioni, le fasi dell’iniziativa e il grado di coinvolgimento delle persone è alla base della comprensione e dell’accettazione del cambiamento, così come un’adoption in grado di fornire conoscenze, competenze e la giusta confidenza nell’adottare le nuove modalità operative è alla base dell’accettazione e adozione del cambiamento.
La comunicazione è il primo degli strumenti da adottare quando si attua una strategia di Change Management.
Per la comunicazione è necessario definire il piano, curare i messaggi sia in termini di storyline sia in termini di contenuti, oltre che identificare i canali e gli strumenti più idonei, tra cui newsletter, video messaggi, audio messaggi, community, eventi virtuali, brochure, flyer, infografiche.
La comunicazione può essere di tre tipi, a seconda della fase in cui si trova l’iniziativa di cambiamento:
• “di iniziativa”, effettuata dal management o dallo sponsor dell’iniziativa stessa, ha l’obiettivo di condividere le motivazioni alla base del cambiamento, confermare l’interesse e l’importanza del cambiamento e supportarlo nella sua evoluzione, celebrandone i successi.
• “operativa”, effettuata dal progetto che gestisce l’iniziativa, ha l’obiettivo di informare sulle caratteristiche dell’iniziativa e del cambiamento da essa introdotto, anticipare le attività che vedranno coinvolte le Persone e guidare il loro svolgimento, durante la vita del progetto.
• “di engagement”, effettuata dal management o dallo sponsor dell’iniziativa, ha l’obiettivo di coinvolgere le persone e l’organizzazione, creando un’identità ed uno spirito di partecipazione e di condivisione di obiettivi e benefici.
Il cambiamento, dopo essere stato compreso e accettato, per essere efficace, deve essere realmente adottato.
Per questa ragione si deve andare oltre la classica formazione, verso un’adoption che oltre a fornire conoscenze, garantisca l’acquisizione delle competenze e della confidenza per essere certi di operare coerentemente con il cambiamento introdotto.
Per l’adoption è necessario definire il piano, tutti gli aspetti riguardanti la progettazione e la realizzazione dei contenuti, l’erogazione e l’identificazione degli strumenti e dei canali più idonei. Sulla base delle necessità di adoption possono essere previste iniziative come formazione tradizionale, video pillole, training on the job, community per il social learning, gamification.
L’adoption si articola su tre momenti fondamentali:
• “prima” dell’introduzione del cambiamento. Ha l’obiettivo fornire le conoscenze e soprattutto le competenze necessarie per operare a valle del cambiamento. Si basa principalmente su azioni di formazione orientate all’operatività. Per massimizzare l’efficacia è fondamentale comprendere le variazioni all’operatività in essere per preparare le persone ad agire secondo modalità nuove.
• “durante” l’introduzione del cambiamento. Ha l’obiettivo di facilitare le persone nell’operare secondo le nuove modalità dando loro la giusta confidenza. Si basa principalmente su azioni di supporto tanto umane quanto artificiali. Per massimizzare l’efficacia è fondamentale una profonda comprensione sia della nuova operatività sia del contesto aziendale.
• “dopo” l’introduzione del cambiamento. Ha l’obiettivo di consolidare l’adozione dei nuovi comportamenti stimolando le persone ad attuarli al meglio e il maggior numero di volte possibile. Si basa, ad esempio, su tecniche di gamification che permettono di favorire i nuovi comportamenti legandoli ad un gioco. Per massimizzare l’efficacia è fondamentale una profonda del contesto e della cultura aziendale.
La misurazione, essenziale per rendere il cambiamento duraturo
Il piano di gestione del cambiamento deve essere monitorato, e misurato attraverso KPI specifici, sia in riferimento all’efficacia delle singole iniziative che lo compongono sia in termini di vera e propria adozione del cambiamento.
È fondamentale, per poter garantire il successo di un intervento di Change Management, capire sia se il cambiamento viene realmente adottato, ed identificare tempestivamente eventuali ulteriori azioni correttive, sia per identificare ed indirizzare eventuali nuove barriere emerse durante l’implementazione del cambiamento.