Attività di PMO: chi è e qual è il suo ruolo
A cura di Carmine Paragano, Senior Engagement Manager
Il PMO è diventato nel corso degli anni una figura sempre più centrale all’interno delle aziende.
PMO è l’acronimo di Project Management Office e il suo ruolo è quello di coordinare tutte le attività del processo produttivo cercando di facilitare la condivisione tra tutte le componenti societarie: risorse, metodologie, strumenti e tecniche.
Proprio per questo ruolo di raccordo l’attività di PMO può essere declinata in tante modalità differenti, caratterizzate a loro volta da livelli di organizzazione e programmazione diversi tra loro.
Le 5 Caratteristiche del Project Management Office
Lo stesso ruolo del PMO nel corso degli ultimi anni è cambiato alla stessa velocità con cui si sono modificati i processi produttivi e tutte le sue componenti.
Si possono comunque delineare 5 caratteristiche fondamentali del PMO, che non possono mai mancare a prescindere da quello che sia il contesto in cui si operi:
- È fondamentale avere un costante controllo del progetto;
- Deve saper sempre migliorare e sviluppare le metodologie di lavoro;
- Il PMO è la figura chiamata anche a portare avanti le relazioni con il cliente, aggiornandolo nel modo migliore sull’andamento dei lavori. Uno sguardo quindi rivolto al destinatario finale del lavoro ma che non deve mai perdere di vista la propria forza produttiva;
- Per questo il PMO deve riuscire a guidare il personale e permettergli di rendere al meglio;
- Infine, sommando tutte queste singole capacità, il PMO deve riuscire a performare in un contesto condiviso senza che nessun tassello resti indietro rispetto agli altri.
Le 5 tipologie di PMO
Tenendo costantemente presenti queste qualità come punto di partenza inevitabile perché il PMO lavori con i giusti criteri, è possibile individuare 5 tipologie di Project Management Office.
PMO del portfolio
Il suo compito è quello di concentrarsi sulle strategie basando la sua analisi e le sue indicazioni sui dati dei progetti già avviati.
La sua visione deve quindi sempre essere orientata al prodotto finale del lavoro così da poter indicare la direzione verso cui orientare la produzione.
PMO per i programmi
È quello maggiormente coinvolto nelle iniziative dell’azienda.
La sua attività è caratterizzata da una considerevole componente di responsabilità e capacità comunicativa, essenziale per relazionarsi con la parte esecutiva e manageriale dell’azienda.
Il suo è un continuo lavoro di relazioni portate avanti con la giusta attenzione a tutti gli elementi della produzione.
PMO del progetto
Il fine principale del suo lavoro è raggiungere l’obiettivo finale prefissato all’inizio del progetto.
Deve garantire che nelle fasi di realizzazione vengano applicate le giuste metodologie rimanendo sempre all’interno delle indicazioni e delle linee guida richieste dal cliente e dall’azienda.
È il garante che il lavoro venga svolto nella misura, maniera, tempistica e qualità opportuna e richiesta.
PMO della qualità
Come dice lo stesso nome, il fine ultimo dell’attività è raggiungere gli standard necessari alla buona riuscita del progetto senza fuoriuscire dal budget aziendale.
La qualità deve essere ricercata riuscendo a delineare degli elementi minimi di produzione rimanendo nei parametri dell’azienda. Rispetto al PMO del progetto, il suo focus si concentra unicamente sul prodotto finale, che deve essere conforme alle richieste dell’azienda e del cliente.
PMO agile
Questa è la declinazione del lavoro che più deve sapersi adattare a ogni tipo di situazione.
Ogni lavoro richiede tempistiche diverse da rispettare con risorse differenti e da portare avanti con metodologie e tecniche distinte tra di loro.
In questo contesto quindi l’agilità viene intesa come la capacità di adattarsi a ogni situazione; il mondo della tecnologia e i conseguenti effetti sul mondo del lavoro avanzano a grande velocità e il compito del PMO agile è quindi quello di guidare questa trasformazione adattandosi a tutte le nuove dinamiche lavorative.