Le 5 tecniche per un PMO efficace ai tempi del Covid | NTT DATA

mar, 22 dicembre 2020

Le 5 tecniche per un PMO efficace ai tempi del Covid

Il lavoro da remoto ha trasformato il modo di gestire i progetti e la relazione con il cliente. Ecco 5 aspetti da tenere a mente.

A cura di Carmine Paragano, Senior Engagement Manager

Il Project Management Office di un’azienda interagisce con numerosi stakeholder e opera contemporaneamente su diversi progetti e molteplici strutture dell’azienda. Il supporto del PMO alle attività dei clienti è, se possibile, ancora più complesso, poiché si inserisce in contesti già consolidati modificando, a volte per necessità, gli equilibri preesistenti. 
Le difficoltà costituiscono la bellezza di questo mestiere, in quanto espressioni delle due facce della medesima medaglia. Si passa dalle riunioni con i tecnici informatici, il loro lessico e le loro esigenze, all’amministratore delegato che deve disporre in breve tempo di una sintesi sul punto della situazione. Tutto nel giro di pochi minuti.

L’erogazione di un servizio di PMO consiste nella valorizzazione di un progetto. Il PMO non si limita a introdurre pratiche e metodologie nuove ma si impegna per il raggiungimento degli obiettivi e delle attese del Cliente. Il ruolo offre supporto a tutte le figure coinvolte nel progetto, facilitando la risoluzione dei problemi connessi al loro lavoro. I principali requisiti sono l’organizzazione e la comunicazione. La prima fornisce una bussola per il mantenimento di una rotta stabile, orientata verso l’obiettivo finale; la seconda serve per adoperare il linguaggio più appropriato in base agli interlocutori, siano essi top manager, tecnici o esponenti di business.

 

La normale attività lavorativa si svolge quindi tra riunioni, telefonate, conversazioni anche informali. Le recenti limitazioni imposte con il lavoro da remoto hanno aumentato gli equivoci, quindi le telefonate e le riunioni. Ovviamente anche i PMO devono adattarsi a questa nuova normalità, per fronteggiare la quale hanno praticato accorgimenti e adottato nuove soluzioni.

Focus sul valore
Prima di tutto bisogna limitarsi alle operazioni davvero utili. La partecipazione alle riunioni prevede la presenza solo degli attori direttamente coinvolti. Il PMO può e deve intervenire proprio per richiamare la giusta attenzione e guidare la presa delle decisioni, anche attraverso un periodico riassunto.

Delega
Parola d’ordine: fiducia nel prossimo. È opportuno cambiare il modo di agire sviluppando un nuovo modello di controllo, soprattutto ora che la distanza complica la faccenda. Il comando e il controllo non sono mai stati il modo più efficace per ottenere i risultati. La delega di alcuni compiti a colleghi, assistenti o figure più junior aumenta l’efficienza del lavoro. Il monitoraggio di un progetto rimane imprescindibile e bisogna dunque introdurre opportuni indicatori nei punti cruciali dei progetti, da riportare in sintetiche dashboard per facilitare le decisioni a tutti i livelli.

Timeboxing
Il rispetto delle tempistiche è un elementi chiave, che diventa vitale quando non è possibile lavorare negli stessi ambienti. L’uso di strumenti adeguati unito ad una maggiore condivisione delle informazioni consente di garantire un costante allineamento tra tutti gli attori coinvolti ed evitare ogni ambiguità e conflitto. Per ovviare al problema il PMO spesso ricorreva a tecniche di diplomazia nel tentativo di coinvolgere le persone interessate. La remotizzazione rende difficile questo modello operativo e richiede un maggiore ricorso agli strumenti di pianificazione.

Strumenti condivisi
L’eterogeneità degli strumenti a disposizione consente di risolvere molte delle problematiche legate alla distanza. Gli strumenti supportano i progetti solo se adoperati nella maniera corretta. Quelli più utilizzati sono: Mirò o Mural per la fase di analisi dello scope; Jira per la gestione in maniera condivisa le singole attività; Sharepoint per l’allineamento dei documenti prodotti. Le webcam permettono anche la visualizzazione di parte del linguaggio non verbale. Resta però imprescindibile il ruolo del PMO, impegnato nella selezione dei soli strumenti utili, evitando la proliferazione di troppi tool, ma soprattutto supportando il Project Manager nella corretta gestione degli strumenti e dei canali. 

Bilanciamento vita lavorativa e vita personale 
Ognuno è sempre più libero di organizzarsi le attività in funzione dei suoi impegni. Quest’approccio è sicuramente positivo perché libera le persone dalla sindrome del cartellino ma rischia di assorbirle in maniera eccessiva, costringendole al cellulare in attesa dell’ultima mail. Il PMO deve essere ancora più chiaro nelle attività fissando le giuste scadenze e sfruttando l’autonomia delle persone senza pregiudicare il progetto e smussando le eventuali incomprensioni tra gli stakeholder. 

 

 


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