Summary
WWK Versicherungen impiega soluzioni Cisco per le comunicazioni unificate, oltre che per la rete Wi-Fi e LAN. Di conseguenza, è fondamentale disporre delle licenze corrette per ciascun servizio. Tuttavia, poiché le licenze erano state acquistate in momenti diversi, la loro gestione risultava complessa e dispendiosa in termini di tempo.
Per superare questa sfida, l’azienda ha adottato un modello di abbonamento con licenza a volume e opzioni estese. Questa scelta ha permesso di ottenere maggiore flessibilità, una gestione semplificata e una più accurata pianificazione finanziaria.
Esigenza di business: WWK Versicherungen semplifica la gestione delle licenze per ridurre i costi e aumentare la flessibilità
Con il passaggio ai servizi software-defined, le licenze software sono diventate una delle voci di costo IT più rilevanti per le organizzazioni. Inoltre, spesso le aziende acquistano più licenze di quelle effettivamente necessarie, incorrendo in un eccesso di approvvigionamento.
WWK Versicherungen cercava di ridurre questo fenomeno e di garantire la compliance, ma il processo manuale comportava costi aggiuntivi, richiedendo risorse dedicate alla gestione di questo aspetto cruciale dell’ambiente IT.
L’azienda utilizzava software Cisco per le comunicazioni unificate, la rete Wi-Fi e LAN, acquistando licenze perpetue. Tuttavia, la gestione si era rivelata complessa: le licenze erano state acquistate in momenti diversi e con condizioni contrattuali eterogenee, portando a un accumulo di licenze non più necessarie e a costi eccessivi per manutenzione e servizi.
Inoltre, le licenze software sono soggette a fluttuazioni di prezzo, rendendo necessario allocare budget aggiuntivo in caso di urgenze. Dopo un’attenta valutazione del proprio ambiente IT, WWK Versicherungen ha deciso di adottare un nuovo modello di licensing software, che consente di ridurre i costi IT, monitorare meglio il ciclo di vita dei prodotti e supportare in modo più efficace le decisioni di procurement.
WWK Versicherungen è riconosciuta per l’eccellenza del servizio clienti. Per mantenere questo standard, è fondamentale garantire ai dipendenti l’accesso costante agli strumenti di lavoro. Le soluzioni adottate devono essere flessibili, scalabili e facili da gestire — lo stesso vale per l’ambiente di gestione delle licenze software."
Soluzione: un nuovo modello di licenza software semplifica la pianificazione di modifiche e costi
Collaborando con NTT DATA, WWK ha convertito l’intero ambiente di gestione delle licenze software in un modello ad abbonamento. Grazie a un Enterprise Agreement (EA), l’azienda dispone ora di una soluzione più flessibile e vantaggiosa dal punto di vista economico.
Con l’EA, tutto il software e le applicazioni Cisco sono coperti da un unico contratto con una sola scadenza, eliminando le finestre di manutenzione differenziate e le licenze inutilizzate.
Il sistema di fatturazione “true-forward” consente di avviare e ampliare nuovi progetti senza costi imprevisti: se l’utilizzo delle licenze supera le previsioni, l’adeguamento avviene solo nel periodo di fatturazione successivo. Questo approccio si è rivelato particolarmente utile con l’introduzione della soluzione Cisco Webex Meetings: invece di acquistare una nuova licenza per ogni utente aggiuntivo, viene effettuata una rilevazione periodica e il modello di prezzo viene aggiornato di conseguenza.
In qualità di partner tecnologico di lunga data, NTT DATA ha affiancato WWK nella definizione di un ambiente ad abbonamento flessibile ed economicamente sostenibile. A tal fine, è stato sviluppato un sistema di misurazione delle licenze su misura per le esigenze specifiche dell’azienda. Inoltre, è stato implementato un modello di abbonamento basato su “utenti simultanei” per il contact center, a supporto dell’offerta omnicanale “WWK real-time service”, che gestisce circa 1 milione di richieste all’anno da parte di clienti e broker.
NTT DATA ha anche fornito la tecnologia per il contact center e servizi di consulenza di rete per questa piattaforma di comunicazione unificata.
Il servizio garantisce un tasso di disponibilità del 90% entro i primi 30 secondi, offrendo al contempo piena trasparenza sui tempi di risposta.
Questa qualità del servizio rappresenta un importante vantaggio competitivo e ha permesso a WWK di ricevere numerosi riconoscimenti per l’eccellenza nel customer service, tra cui il premio “Deutscher Champion der Lebensversicherer” assegnato dal quotidiano Welt e il “German Brand Award” promosso dall’ente tedesco per il design e il branding.
Con il nuovo modello di licenza, la gestione del software è diventata molto più semplice. Possiamo adattarci rapidamente al variare delle esigenze, ottimizzando al contempo la pianificazione finanziaria per i prossimi anni. NTT DATA ci ha fornito consulenza e supporto eccellenti durante questa transizione, assicurandosi che avessimo tutte le informazioni necessarie sul modello di abbonamento software."
Risultati: WWK riduce l’impegno amministrativo e ottiene maggiore flessibilità
Gestire più versioni software con contratti di manutenzione differenti può rappresentare un onere superfluo per i team IT. Con il nuovo modello di licenza, WWK ha semplificato sia il processo di procurement sia la gestione delle licenze software. Inoltre, l’azienda può adattarsi rapidamente a nuove esigenze: le licenze possono essere attivate e rese disponibili in tempi brevi, quando necessario.
Grazie alla funzione “true-forward”, WWK beneficia anche di un margine di crescita per software e servizi aggiuntivi, utilizzabili gratuitamente durante il periodo contrattuale. Questo significa che, in caso di superamento imprevisto dell’utilizzo delle licenze, non sono previsti costi aggiuntivi: gli adeguamenti avvengono solo nel ciclo di fatturazione successivo.
Allo stesso tempo, il carico amministrativo per il team IT è stato notevolmente ridotto, permettendo loro di concentrarsi sugli obiettivi strategici dell’azienda.