Esigenza di business
Aiutare i dipendenti a trovare il video di formazione giusto
Aero Vodochody è un importante produttore aerospaziale e costruttore di velivoli militari e da addestramento. Per garantire la stessa agilità del volo anche nelle operazioni a terra, l’azienda ha modernizzato i sistemi di supporto con una nuova piattaforma di enterprise resource planning (ERP) e product lifecycle management (PLM).
La formazione sull’utilizzo e sul supporto dei nuovi sistemi era fondamentale per il successo del progetto. In tre mesi, oltre 100 utenti chiave hanno partecipato a sessioni di formazione intensive. Più di 400 ore di video formativi sono state archiviate in Microsoft SharePoint e queste informazioni dovevano essere accessibili e facilmente ricercabili. Inoltre, poiché Aero opera in un contesto di difesa altamente regolamentato, i dati dovevano rimanere interamente all’interno del tenant Microsoft 365 privato dell’azienda.
"Avevamo tantissimo materiale di formazione — centinaia di ore di video e trascrizioni», afferma Martin Soukup, CIO di Aero Vodochody. «Nessuno può ricordare tutto. Volevamo che le persone potessero fare una domanda e ottenere una risposta significativa in pochi secondi, invece di cercare all’interno di registrazioni complete."
"Avevamo le licenze per Microsoft 365 Copilot e avevamo iniziato a fare alcuni esperimenti autonomamente. Ci piaceva molto l’idea di utilizzare un chatbot AI per cercare nei video e ottenere una risposta diretta dall’AI, con il riferimento al video specifico e al timestamp corretto. Ma l’ampiezza del progetto richiedeva un supporto esterno."
NTT DATA ha fornito una soluzione rapida ed efficiente basata sulla nostra infrastruttura Microsoft esistente. Non avevamo bisogno di nuovi sistemi né di integrazioni complesse. Il loro team ha compreso la nostra situazione e ha consegnato un prototipo funzionante in pochi giorni, dandoci la fiducia necessaria per ampliare ulteriormente il progetto.”
Soluzione
Costruire Wingman con Microsoft Copilot Studio
"Avevamo già collaborato con successo con NTT DATA in precedenti progetti di automazione", racconta Martin Soukup. "Quindi, quando abbiamo avuto bisogno di supporto per il concetto di AI Agent, è stato naturale contattarli. Conoscono il nostro ambiente, conoscono le nostre persone — e hanno fornito ciò di cui avevamo bisogno con il minimo sforzo da parte nostra."
Lavorando a stretto contatto con il team IT di Aero, NTT DATA ha sviluppato il primo agente AI dell’azienda utilizzando Microsoft Copilot Studio. Il funzionamento si basa sul collegamento delle domande degli utenti ai dati di trascrizione puliti (ottenuti dai sottotitoli dei video) e sul recupero del segmento video più rilevante. Integrato direttamente in Microsoft Teams, il chatbot consente agli utenti di porre domande e ricevere immediatamente risposte precise.
Il team ha chiamato la prima soluzione “Orion Wingman”. “Orion” riprende il nome dell’implementazione ERP e PLM, mentre “Wingman” richiama il settore aeronautico. Proprio come un wingman supporta il pilota principale, l’assistente AI supporta i dipendenti di Aero — aiutandoli a orientarsi tra informazioni complesse e a rimanere sulla giusta rotta durante la più ampia trasformazione digitale dell’azienda.
Il successo del primo progetto pilota ha spinto Aero ad ampliare l’utilizzo della piattaforma. "Abbiamo esteso Wingman includendo documenti HR, guide IT e standard di qualità", spiega Martin. «Ora l’intera azienda — circa 1.200 dipendenti — può accedere alle informazioni in modo immediato. È come avere un collega competente che non dorme mai."
Questo assistente AI è stato chiamato “Aero Wingman”. Si collega ai documenti su SharePoint e ai contenuti dell’intranet e utilizza sotto-agenti specifici per dominio (come HR Wingman e IT Wingman) per rispondere a richieste specialistiche. L’assistente AI adatta le risposte in base al ruolo dell’utente: un ingegnere IT riceve indicazioni tecniche dettagliate, mentre il personale HR visualizza informazioni di processo semplificate. Questo design basato sui ruoli ha reso lo strumento utile in tutta l’organizzazione — dagli ingegneri che risolvono problemi di rete ai dipendenti che consultano le policy HR.
"Dato che siamo completamente integrati con Microsoft 365 e utilizziamo SharePoint, per noi è facile condividere le informazioni», afferma Martin Soukup. «Abbiamo sempre più team interessati ad avere un AI wingman, come il nostro team di sviluppo."
Wingman è distribuito in Microsoft Teams tramite Copilot Studio, mantenendo tutti i dati aziendali in modo sicuro all’interno dell’ambiente Microsoft di Aero e offrendo al contempo un accesso fluido alla conoscenza tra i vari dipartimenti.
Avevamo tantissimo materiale di formazione — centinaia di ore di video e trascrizioni. Volevamo che le persone potessero fare una domanda e ottenere una risposta significativa in pochi secondi, invece di cercare all’interno di registrazioni complete.”
Risultati
Un collega esperto che non dorme mai
Con Wingman, 1.200 dipendenti di Aero hanno accesso più rapido e accurato alla conoscenza interna e alla formazione.
L’assistente AI fornisce risposte più veloci e pertinenti, proteggendo al contempo i dati sensibili all’interno dell’ambiente Microsoft 365 di Aero.
"Il principale vantaggio nello sviluppare Wingman in Copilot Studio è stato poter costruire partendo da ciò che avevamo già», spiega Soukup. «La soluzione funziona in Teams, utilizza i nostri dati SharePoint e non richiede alcuna infrastruttura aggiuntiva. È semplice, sicura e disponibile per tutti."
I dipendenti risparmiano tempo e acquisiscono maggiore fiducia nel lavorare con informazioni accurate, riducendo la necessità di cercare tra i file o di rivedere lunghi video di formazione. La piattaforma ha ricevuto feedback positivi dai primi utenti, che apprezzano la possibilità di porre una domanda e ricevere immediatamente una risposta collegata a un momento specifico del materiale formativo pertinente.
Come osserva Martin Soukup: "Wingman aiuta le persone a trovare ciò di cui hanno bisogno, quando ne hanno bisogno, ed è questo che conta davvero. L’idea è semplice, ma l’impatto è potente."
Incoraggiata da questi risultati, Aero prevede di estendere Wingman a nuove fonti di dati, inclusi i sistemi ERP e Microsoft Power BI, creando una base per un’innovazione più ampia guidata dall’AI. Con l’aggiunta di nuove informazioni, gli assistenti Wingman continueranno a semplificare il lavoro e a migliorare l’efficienza tra i vari dipartimenti.
"I veri benefici di business devono ancora arrivare», aggiunge Soukup. «Sicuramente farà risparmiare molto tempo al team di sviluppo."