Digital Workplace, il nuovo alleato della Digital Employee Experience

Come si sta trasformando l’Employee Experience?

A cura di Michela Romeo, Senior Engagement Manager Consulting - Lead HR Transformation & Employee Experience

Una cultura aziendale trasparente che crede fortemente nell'ascolto dei dipendenti, nell’affiatamento e collaborazione del team e nella comunicazione personalizzata tra lavoratori e datore di lavoro determina una Employee Experience positiva.
L’accelerazione della digital transformation di questi ultimi anni ha portato le aziende a implementare nuove tecnologie in tempi molto brevi ed oggi il numero di strumenti informatici per i dipendenti continua ad aumentare causando spesso confusione e stress.
La tecnologia deve essere un facilitatore e quindi offrire ai dipendenti un «unico luogo» per gestire le proprie attività e ottenere informazioni ed assistenza quando necessario.  Però ancora prima che tecnologica, quella del Digital Workplace, è una rivoluzione culturale e organizzativa che trova poi nell’innovazione digitale le leve fondanti.
Gran parte delle organizzazioni sta affrontando la challenge di migliorare l'Employee Experience costruendo un nuovo modello lavorativo che consideri da una parte i driver che stanno guidando l'evoluzione dell’employee experience e dall'altra il ruolo pervasivo delle tecnologie e del digitale nella vita lavorativa dei dipendenti.

L' Employee Experience si trasforma quindi in Digital Employee Experience e va a comprendere aspetti quali:

• come la tecnologia può semplificare la quotidianità dei dipendenti
• come avviene la collaborazione e comunicazione digitale
• raccolta dei comportamenti digitali e delle percezioni che il dipendente vive durante tutto il life-cycle aziendale 

Nella costruzione di un’esperienza in grado di rispondere alle esigenze dei dipendenti e di mantenere vivo il contatto con l’azienda, l’aspetto digitale ha, quindi, assunto una dimensione sempre più importante: il termine digital employee experience, infatti, sottolinea l’evoluzione della gestione del lavoro che abbiamo vissuto negli ultimi anni.
In tale contesto il digital workplace può diventare il punto di contatto unico tra dipendente e azienda nei diversi momenti del suo ciclo di vita digitale (e non).

Digital Workplace: come si sta muovendo il mercato?

Il Digital Workplace diventa il punto di accesso digitale che supporta le persone durante il ciclo di vita aziendale, nello svolgimento delle attività lavorative quotidiane e nella relazione con l’azienda in termini di comunicazione e con i colleghi in termine di collaborazione e crescita professionale. 

Il Digital Workplace è destinato a rimodellare la concezione delle dinamiche lavorative e a dimostrarlo è l’elevato spending pianificato nei prossimi anni. Secondo Gartner, infatti, nei prossimi anni si passerà dai 22,7 miliardi di dollari del 2020 ai 72,2 nel 2026. Inoltre, migliorare l’employee experience è uno degli obiettivi primari per il 60% delle aziende.
Le organizzazioni che avranno più successo nel 2027 avranno allineato la loro strategia alle loro ambizioni digitali, attraverso un Digital Workplace che consenta esperienze di lavoro ottimizzate in grado di incoraggiare nuovi modi di lavorare, aumentare la produttività e incrementare il senso di appartenenza all’azienda.

Da Digital Workplace a Liquid Workplace: il modello di NTT DATA

In NTT DATA a partire dal concetto di Digital Workplace abbiamo definito quello di Liquid Workplace, che risponde ai bisogni afferenti a ognuna delle tre dimensioni che compongono l’employee experience, attraverso un ecosistema di servizi digitali che permette ai dipendenti di interagire direttamente con l’azienda.

Nella dimensione sociale, il Liquid workplace contribuisce a diffondere la comunicazione all’interno dell’azienda, con l’obiettivo di promuovere la cultura aziendale e far aumentare il senso di appartenenza all’organizzazione. I servizi che nel Liquid workplace possono contribuire al raggiungimento di questo obiettivo sono, per esempio, chat e strumenti che facilitano la comunicazione tra dipendenti, spazi dedicati alle news aziendali differenziate in base ai diversi dipartimenti di appartenenza in modo che possano essere rilevanti per chi le riceve, con cui è possibile interagire attraverso like o commenti così da aumentare l’ingaggio delle persone. 
In questa dimensione, inoltre, rientrano anche tutte le iniziative digitali mirate a promuovere il benessere mentale e fisico delle persone, attraverso l’incoraggiamento ad adottare comportamenti salutari, per esempio promuovendo nel Liquid workplace contenuti su queste tematiche, fornendo strumenti di time management e di monitoraggio del wellbeing o inviando reminder sulle pratiche di lavoro salutari da adottare ed incoraggiando esperienze di meditazione fruibili nel metaverso o attraverso il gaming. 

Nella dimensione della produttività, invece, rientrano quei tool digitali che permettono ai dipendenti di svolgere le attività in modo più semplice e rapido, tra cui per esempio tutti gli applicativi che consentono di svolgere l’operatività quotidiana, ma anche tutti gli strumenti digitali che da un lato permettono alle persone di inviare in autonomia richieste o segnalazioni all’azienda e di avere una chiara visione della propria situazione personale (per esempio per quanto riguarda le ferie residue o lo status delle richieste inviate) e dall’altro consentono all’azienda di indirizzare automaticamente ogni richiesta al dipartimento competente. 
A questo ambito appartengono anche tutti i servizi che nel Liquid workplace favoriscono la condivisione della conoscenza, come la possibilità di accedere a documenti e manuali digitali, di confrontarsi con altri colleghi in forum e community, fino all’integrazione di strumenti avanzati come un sistema di ricerca informazioni potenziato dall’AI o un assistente virtuale. 
Gartner già in una ricerca condotta molti anni fa prevedeva che almeno il 30% delle nostre conversazioni sarebbe stato assistito dall’intelligenza artificiale.
Con la crescita di esperienze sempre più immersive, rientra nella normalità, anche all’interno dell’azienda, abituarsi a prestazioni on demand con servizi di assistenza su misura in grado di garantire un’esperienza positiva e intuitiva.
La possibilità di accedere a tutti questi servizi tramite un unico punto di accesso riduce lo stress di ricordare su quale piattaforma vada effettuata una determinata richiesta, o di imparare il funzionamento di tanti servizi differenti, scollegati tra loro.

Nella dimensione ambientale, infine, si inseriscono tutti i servizi che permettono di far interagire mondo fisico e digitale, persone che lavorano in presenza con colleghi che svolgono le attività da remoto. In questo senso possiamo parlare di smart workplace: un ambiente fluido, che facilita l’interazione e la collaborazione e permette un’esperienza personalizzata in base alle specifiche esigenze del team. La realizzazione di smart workplace sarà sempre più importante nel prossimo futuro, a causa della sempre maggiore diffusione di modalità di lavoro ibride e team dislocati in luoghi differenti. Lo sviluppo tecnologico sarà un forte abilitatore dello smart workplace, per esempio sarà possibile interagire in spazi “phygital”, che abbatteranno i confini tra fisico e digitale: grazie a visori, per esempio, attività come team building, onboarding o formazione non richiederanno più la presenza fisica di tutti i partecipanti in uno stesso luogo, ma si potranno costruire esperienze virtuali in cui tutti potranno partecipare attivamente in modo analogo a quanto avviene nella realtà.

I 3 step fondamentali per costruire un Liquid workplace di successo

Nella creazione di un Liquid Workplace non bisogna solo concentrarsi sugli aspetti tecnologici. Il primo passo da fare, infatti, è definire in modo chiaro quali sono gli obiettivi dell’iniziativa, per costruire un Liquid workplace in grado di rispondere alle reali esigenze dell’azienda e dei suoi dipendenti. Per fare ciò, è necessario affrontare alcuni step fondamentali:

• Definire i valori che l’azienda intende trasmettere, perché sono il punto di partenza per chiarire bene qual è la missione dell’azienda riguardante l’iniziativa e il perché si sta affrontando il percorso di creazione di un Liquid Workplace.  È importante concentrarsi sulla cultura aziendale che si intende trasmettere, perché da questo si può poi iniziare a lavorare sui servizi. Non è detto, infatti, che sia necessario realizzare tutto ciò che abbiamo descritto in precedenza, ma in base alle necessità dell’azienda è possibile concentrarsi maggiormente sugli aspetti di maggior interesse.
• Stabilire il modello di governance, necessario non solo per gestire la creazione del Liquid Workplace, ma anche, e soprattutto, per mantenerlo in modo efficace nel corso del tempo. A questo scopo, bisogna definire chi sono le figure e i dipartimenti aziendali coinvolti nella gestione delle diverse parti del Liquid Workplace, chi deve prendere decisioni in base ai servizi da digitalizzare e secondo quali tempi, per poi decidere come alimentare il Liquid Workplace e con quali contenuti, in modo da garantire una gestione efficace e costante nel tempo.
• Occuparsi del change management, perché anche il Liquid Workplace più avanzato non porta i risultati sperati se non viene adottato adeguatamente alla popolazione aziendale, che deve essere accompagnata nella transizione a nuovi strumenti. Il Liquid Workplace cambia radicalmente il modo di lavorare e di gestire la relazione dipendente-azienda, per questo è importante accompagnare in modo chiaro il nuovo modello che verrà adottato, perché avviene questo cambiamento e cosa comporterà di nuovo per le diverse figure presenti in azienda. Il Liquid Workplace nasce da un cambiamento culturale aziendale che si vuole attuare ed è per questo che diventa necessario “camminare insieme” al dipendente in questa trasformazione. Un altro punto da non sottovalutare nel change management è la parte formativa, che comprende gli aspetti più tecnici legati alle funzioni e al corretto utilizzo dei nuovi tool, ma anche indicazioni su come affrontare il nuovo modo di lavorare, come approcciarsi agli nuovi strumenti e al nuovo modo di collaborare con i colleghi.

La Consulting di NTT DATA è in grado di accompagnare le aziende nella costruzione di un’employee experience efficace, definendo in base alle diverse esigenze aziendali il percorso da intraprendere per la realizzazione di un Liquid Workplace in grado di migliorare la soddisfazione dei dipendenti e il modo di gestire le attività, attraverso un’attenta definizione dei servizi da implementare, del modello di governance e delle attività di change management necessarie per garantire un’introduzione efficace dei nuovi servizi nel contesto aziendale.