Automatizzazione dei processi aziendali: i fattori da non dimenticare | NTT DATA

mar, 08 novembre 2022

Automatizzazione dei processi aziendali: i fattori da non dimenticare

Per stare al passo coi tempi le aziende stanno ridisegnando i propri processi in ottica digitale, ma la tecnologia è solo uno dei tanti fattori da prendere in considerazione.

A cura di Gianluca Buzi, responsabile della divisione Operational Excellence, parte della Consulting di NTT DATA Italia

“È assurdo impiegare gli uomini di intelligenza eccellente per fare calcoli che potrebbero essere affidati a chiunque se si usassero delle macchine.” (Leibniz)

Il mercato si trasforma sempre più rapidamente e le aziende, per stare al passo con una tale velocità di trasformazione e con il progresso tecnologico, devono adattare il loro modo di operare. Questo cambiamento si ripercuote anche sul mondo del lavoro, grazie alla possibilità di utilizzare la tecnologia per far svolgere a dei lavoratori virtuali attività che tipicamente vengono svolte dagli esseri umani. 

Ciò che ogni azienda deve trasmettere ai suoi dipendenti, ai propri clienti e più in generale al mercato, è che questo processo non prevede la “sostituzione” degli esseri umani con le macchine, come da prassi negli scenari più apocalittici, quanto una trasformazione del modo di lavorare, che libera il personale da attività ripetitive e dal basso valore aggiunto - quindi tendenzialmente poco incentivanti - per concentrarsi su altre mansioni, più stimolanti e interessanti. Le persone possono rimanere all’interno delle strutture in cui già lavorano, ma con compiti differenti, acquisendo così maggiori competenze e diventando, contemporaneamente, sempre più importanti per l’azienda. 

Partiamo da un classico esempio: nelle grandi aziende, chi lavora nel settore degli acquisti passa una buona parte della giornata ad incrociare informazioni su file Excel e a fare data entry sui sistemi per processare richieste di acquisto, ordini ed entrate merci; un processo che, seppur fondamentale per il funzionamento dell’azienda, risulta molto oneroso e richiede, necessariamente, tempo e attenzione. Questo è il classico tipo di operazione che può essere ugualmente svolta da una macchina, permettendo alle persone di dedicare il proprio tempo a compiti a maggior valore aggiunto, come analizzare se la pianificazione del ciclo di acquisto è coerente con le scorte di magazzino e le necessità future, o se alcuni approvvigionamenti possano incorrere in rischi specifici. 

Perché automatizzare alcuni processi aziendali, e come?
Alla base di questa nuova organizzazione del lavoro c’è la necessità delle aziende di stare al passo con i competitor, che spesso possono emergere anche in modo inaspettato, data la fluidità del mercato odierno che vede sorgere nuove aziende innovative in tutti i settori o aziende esistenti diversificare il proprio business ed entrare in settori adiacenti. A questo, bisogna sommare il rischio dovuto a fattori esterni inaspettati (si pensi agli stravolgimenti di questi ultimi anni dovuti alla pandemia o alla guerra) che rendono il mercato ancora più instabile e imprevedibile. Va inoltre considerata anche l’accresciuta aspettativa da parte dei clienti che esigono standard di servizio sempre più elevati e, per questo motivo, l‘esperienza complessiva legata all‘acquisto e all‘assistenza cliente diventano importanti quanto la qualità del prodotto acquistato. Considerando queste dinamiche, avere quindi uno scheletro produttivo più snello, moderno e agile, permette di essere più reattivi ai possibili cambiamenti e di rimanere, quindi, competitivi. Da qui l’automazione di processo può contribuire a rendere la macchina operativa più agile e mettere il capitale umano al servizio di una maggiore reattività rispetto alle dinamiche di mercato.

Prima di avviare un percorso di questo tipo, bisogna tener presente che automatizzare i processi aziendali richiede tre fattori principali:

  • Il modello di processi a cui si vuole arrivare, che vuol dire identificare con chiarezza le aree aziendali su cui intervenire e definire come si vorrebbe funzionasse ciascuna area impattata;
  • la tecnologia, che aiuta a progettare processi automatici e rapidi, oltre che snelli e semplici, svincolando di fatto le persone da attività dall’alto tasso operativo; 
  • le competenze dei lavoratori, che devono essere adeguate a rispondere velocemente alle trasformazioni che il mercato e, più in generale, il mondo globalizzato creano. 

Per stare al passo coi tempi le aziende stanno ridisegnando i propri processi, ma oltre alla tecnologia ci sono altri fattori da considerare

Gli aspetti da considerare prima di intraprendere un processo di trasformazione
Il primo aspetto a cui prestare attenzione per intraprendere un programma di digitalizzazione e automazione di processo è partire con il giusto approccio. Spesso, infatti, questi programmi vengono affrontati come un’iniziativa unicamente tecnologica guidata dalla struttura IT aziendale ma, così facendo, le richieste vengono raccolte in modo non organico e sulla base di necessità tattiche. Ciò porta dei benefici operativi nel breve periodo sui processi impattati dalla trasformazione, ma non si traduce in una visione scalabile che permette all’azienda di ottenere dei vantaggi a medio-lungo termine derivanti da una vera e propria trasformazione del modo di lavorare e di gestire i processi. 

Un altro aspetto fondamentale è dato dalla natura stessa del processo di trasformazione: evolvere i processi in ottica digitale significa ovviamente spostare le persone su altre mansioni e ciò può far emergere due difficoltà principali:

  • determinare chiaramente fin da subito quali saranno le nuove attività da svolgere e chi ne sarà coinvolto;
  • la necessità di nuove competenze. Bisogna essere consapevoli che le nuove mansioni richiederanno competenze nuove ed evolute e, per questo motivo, è importante progettare dei percorsi di sviluppo basati sulle nuove esigenze aziendali.  Questo è tanto importante quanto complicato: se le aziende non riescono a generare una forza lavoro interna, formandola e trasformandola, perdono contemporaneamente capacità di investimento e competitività sul mercato. 

Ecco che allora gli interventi di aziende come NTT DATA sono orientati prima di tutto a comprendere quali siano le esigenze, cercando di capire quanta nuova forza lavoro serva e dove debba essere collocata e mettendo in piedi un processo di trasformazione più mirato e radicale per rispondere ai nuovi compiti richiesti. 
Solitamente si tratta di percorsi pluriennali, anche se alcuni singoli processi possono avere tempi di gestazione più brevi. 
È fondamentale comunque stabilire fin dall’inizio la strategia, così da organizzare e stabilire ogni singola mossa e creare una visione condivisa con tutti i vertici aziendali, il direttore operativo e anche le Risorse Umane, perché questo processo avrà un impatto sui lavoratori che è di fondamentale importanza gestire con le corrette modalità. 

Una rivoluzione che non è puramente tecnologica - si tratta del classico errore da evitare. È una transizione quasi filosofica, di approccio, che richiede molti elementi comuni che operino insieme per garantire un futuro più radioso e competitivo all’azienda. 


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