La recente pandemia sta trasformando la società a tutti i livelli e ha portato notevoli mutamenti sia nella nostra sfera personale che in quella lavorativa. Stiamo vivendo una dimensione del lavoro completamente nuova rispetto ad un anno fa, generata dalla necessità di garantire distanziamento sociale, che ha portato le aziende a mettere in campo diverse risposte per consentire il proseguimento delle attività anche da remoto.
Quello che si sta consolidando è un nuovo modello di lavoro basato su un approccio ibrido, che permette ai dipendenti di lavorare "everytime, everywhere", compatibilmente al ruolo e alla tipologia di attività svolta.Questo nuovo approccio trasforma completamente il modo di concepire il lavoro: si passa dalla presenza fisica in ufficio alla possibilità di definire dove e quando lavorare, dal misurare il contributo e la produttività dei dipendenti in base al numero di ore di lavoro ad una valutazione per obiettivi raggiunti, da processi cartacei e basati su interazioni, collaborazioni e scambi fisici a processi digitalizzati o dematerializzati basati su attività autoconsistenti che garantiscano output di adeguata qualità anche lavorando in autonomia o con collaborazioni digitali.
Un passaggio questo che non può riguardare soltanto gli aspetti organizzativi e operativi del lavoro, ma che deve prevedere anche riflessioni sulla work culture, l’engagement, la collaborazione ed il coinvolgimento nei processi di innovazione dei dipendenti che vivono - e vivranno - sempre meno fisicamente l’azienda.
La comunicazione, un elemento chiave per gestire senso di appartenenza ed engagement anche a distanza
Dotarsi di una comunicazione efficace, volta a coinvolgere e guidare i collaboratori nella transizione verso le nuove sfide e le nuove modalità di lavoro, rendendoli al contempo partecipi e “fan” di queste ultime, diventa ancora più importante quando si lavora a distanza e gli incontri dal vivo sono ridotti al minimo. Questo tema riguarda il management a tutti i livelli, chiamato a mettere in atto una comunicazione chiara, trasparente e continua. La comunicazione deve dare ai collaboratori chiara visione della strategia, degli obiettivi da raggiungere e dell’andamento del business, promuovendo al contempo le iniziative che aiutino a sviluppare il senso di appartenenza e l'engagement dei dipendenti.
Strumenti digitali come virtual event, podcast, webcast, newsletter e webinar abbinati ad engagement tool per interagire real time con i dipendenti possono aiutare a ridurre i vincoli derivanti dalla possibile distanza tra le persone, a incoraggiare un nuovo modo di vivere le relazioni professionali e a mantenere viva la work culture.
Il lavoro smart passa anche dallo smart learning
Adottare i nuovi processi digitali e la nuova organizzazione del lavoro richiede anche un reskilling dei dipendenti. In questo la formazione ha un ruolo chiave, perché permette di far acquisire o rafforzare le competenze soft come la gestione del lavoro per obiettivi, il time management, le tecniche di collaborazione e delega e le competenze digital legate all'utilizzo efficace delle piattaforme e delle tecnologie a disposizione.
Anche il modo di impostare la formazione deve evolvere: non sarà solo basata sull’erogazione di corsi in aula ed imposta dall’alto ma organizzata in modalità “smart”, cioè fruibile secondo le modalità di self-learning rese possibili dalle nuove piattaforme digitali. Sicuramente le risorse umane continueranno ad avere un ruolo importante nell'indirizzare le persone verso determinati percorsi di crescita professionale, ma il dipendente potrà giocare un nuovo ruolo attivo diventando protagonista delle scelte formative, grazie alla disponibilità di contenuti diversi tra i quali scegliere autonomamente, sia per far fronte a necessità di lavoro contingenti ma anche di crescita futura.
L’introduzione di meccanismi di social learning e gamification (punteggi, livelli, missioni, sfide, premi e traguardi) permette poi di stimolare il coinvolgimento e mantenere l’impegno del dipendente al raggiungimento dell’obiettivo di accrescimento delle competenze.
Tutto questo abilita la creazione percorsi di learning personalizzati, variegati e adattabili alle mutevoli esigenze che stimolano non solo il pensiero laterale e la generazione di innovazione, ma anche il coinvolgimento individuale, rendendo ogni dipendente parte attiva del proprio sviluppo professionale e, di conseguenza, della crescita aziendale.
Il workplace e la collaboration sarà sempre più digitale
In questo contesto di lavoro ibrido, dove si alterneranno presenza in ufficio a lavoro in altro luogo, anche il concetto di workplace deve cambiare. In questi mesi l’attenzione principale è stata rivolta alla gestione delle postazioni di lavoro, della riorganizzazione degli spazi negli uffici e del distanziamento (Smart&safe Office), ma bisogna ricordare che il workplace è anche un luogo in cui si scambiano conoscenze ed esperienze, si condividono idee e si costruiscono relazioni professionali.
Il nuovo concetto di ufficio dovrà quindi essere esteso, in grado di garantire una continuità tra il luogo fisico e il digital workplace, spazio di lavoro virtuale ove trovare le informazioni di interesse e i servizi offerti dalle diverse funzioni, principale spazio di interazione e collaborazione tra colleghi: un luogo dove porre domande, scambiare opinioni, proporre idee e condividere materiale e documenti.
E le aziende, come devono affrontare questo cambiamento?
Per le aziende private e per la pubblica amministrazione la vera sfida in questo momento è riuscire a guidare questa accelerazione nella trasformazione del contesto lavorativo, avendo in testa che il punto di arrivo - il New Normal - non è definito ma è in continuo divenire, si mette a fuoco di giorno in giorno in base all’evoluzione del contesto esterno ed interno dell’azienda.
Ogni azienda deve impostare modelli di Change Management “agile” basati su approcci iterativi e incrementali, adattando alle esigenze contingenti lo stile di leadership con una focalizzazione sul middle il management e gli employee.
Per permettere una risposta pronta ed efficace ai continui e sempre più pervasivi cambiamenti è necessario integrare nella cultura aziendale stessa la propensione al cambiamento ed eliminare quelle barriere e quegli schemi rigidi che la pandemia ci ha dimostrato non essere insormontabili.